Организация мероприятий — задача, которая состоит из множества шагов:

• Создать посадочную страницу с формой для регистрации.
  
• Собрать контакты всех, кто хотел посетить мероприятие.
  
• Убедиться, что они все ещё планируют прийти.
  
• Организовать место проведения.
  
• Помочь спикерам.
  
• Встретить гостей.
  
• Организовать коммуникацию с участниками после мероприятия.
  
  

Компании, которые занимаются этим постоянно, понимают, как важно оптимизировать процессы и экономить время сотрудников, чтобы их силы не закончились уже на этапе регистрации клиентов. Как автоматизировали процессы в компании Eventon, рассказала Глотова Анастасия, руководитель/менеджер B2B мероприятий в компании EventyOn.

О компании

Изначально мы были кулинарной студией Culinaryon. Пространством для организации праздников, кулинарных мастер-классов, корпоративов, тимбилдингов, дней рождений для взрослых и детей.
За два последних года сместили фокус с кулинарных мастер-классов на другие форматы и изменили название на Eventon.
Мы проводим арт-вечеринки, винные игры и баттлы, коктейльные мастер-классы, квизы и командные игры, музыкальные и караоке-вечеринки. Организовываем онлайн и офлайн-мероприятия — на нашей площадке, выездные в офис клиентов или лофт-пространства.

Сейчас у нас 4 студии в Москве и Питере, где мы проводим более 45 мероприятий ежедневно.

Задача

В 2021 году запустили проект HR Summer Camp — серия офлайн и онлайн митапов для HR, руководителей и владельцев бизнеса.
Участники регистрируются на онлайн и офлайн мероприятия HR Summer Camp на лендинге, который мы собираем на Tilda, там есть своя CRM система, куда падают регистрации.

До октября 2021 года мы не использовали автоматизацию, поэтому вручную выгружали excel-файлы, проверяли на дубли и передавали файл в отдел продаж. Сотрудники отдела обзванивали всех, кто оставил заявку и уточняли, придут ли они на мероприятие.
Строки в файле выделяли следующим образом: красным — кто не придет, зеленым — кто придет, жёлтым — кто не уверен, придет или нет.

На весь процесс тратили 2-3 полных рабочих дня. Мы решили автоматизировать процесс регистраций на мероприятие, чтобы избавится от ручной работы и сэкономить время сотрудников.

Почему решили автоматизировать и выбрали Albato

У нас в компании есть разработчики, но у них много своей работы, поэтому мы решили взяться за эту задачу сами. А ещё, чтобы поставить новую задачу, нужно писать ТЗ — без знаний технических нюансов это бывает сложно. Сейчас многие компании автоматизируют работу с помощью no-code. Мы читали много статей на эту тему и решили тоже попробовать — это проще и быстрее, чем разрабатывать свои решения. Компания, ровно, как и проект HR Summer Camp, растет в геометрической прогрессии, соответственно не осталось «свободных рук», которые могли бы помочь в работе с участниками вебинаров. Были случаи, когда у нас чисто физически не было возможности обзвонить всех зарегистрированных гостей, в связи с чем мы не понимали, какое количество ожидать.

Пока разбирались, тестировали разные решения и остановились на Albato, потому что у него:

• Интуитивно-понятный интерфейс.
  
• Возможность автоматизировать и связать между собой все необходимые нам сервисы.
  
• Большая база знаний в блоге.
  
• Быстрая техническая поддержка.
  

Решение

Передаем данные об участниках мероприятий из форм сайта на Tilda в Google Sheets

Когда клиенты оставляют заявки через форму регистрации на Tilda, все данные передаются в Google Sheets.
С этой связкой не нужно выгружать файл вручную. Она помогает автоматизировать процесс регистрации и работу с участниками. Теперь можно видеть, сколько человек зарегистрировалось на мероприятие, из каких компаний и насколько правильно мы понимаем нашу целевую аудиторию. Это особенно важно с офлайн-мероприятиями — чтобы понимать, какую студию бронировать, сколько мест и персонала нужно.

В данном случае, мы используем Google Sheets как некую базу данных под участников с наших митапов, чтобы отделить её от наших основных клиентов.

Передаем данные об участниках мероприятий из Google Sheets в amoCRM

Мы используем amoCRM исключительно под наши HR-мероприятия по ряду причин:

• Внутри компании у нас есть своя настроенная CRM база, которую мы используем исключительно для работы с клиентами компании.
  
• Люди, которые регистрируются на мероприятия, не всегда наши клиенты, вся коммуникация и работа с ними происходит иначе (например, автообзвон по базе мы используем исключительно на наших HR-мероприятиях, и можем подключить его только через amoCRM).
  
• Настройку работы через amoCRM может произвести один человек, в то время как усовершенствование нашей базы потребует работы целой команды.

Те, кто зарегистрировался, попадают в воронку amoCRM. Там создается новый контакт и новая сделка. После этого, инструмент «Zvonobot», с которым у amoCRM есть интеграция, автоматически прозванивает по контактным данным. Человек отвечает «да» или «нет» и эти данные записываются в его карточку в amoCRM.

Такая связка экономит время сотрудников на созвоны с клиентами, и уточнение придут они или нет.

Отправляем оповещения в Telegram о новых заявках в Google Sheets

Нашему директору по маркетингу приходит уведомление о каждой новой регистрации на мероприятие или вебинар. Так она понимает, сколько регистраций поступает, сколько гостей планируется, а проектному менеджеру не нужно каждый день собирать данные и рассказывать, сколько регистраций было вчера.
Удобно, что в настройках Albato можно исключить ненужные поля, например, откуда пришла регистрация, а оставить только ФИО и должность. То есть директор по маркетингу получает только нужную ей информацию, а не все данные из заявки.

Такую связку мы используем, когда проводим офлайн-мероприятия. На них всегда стоит администратор, который встречает гостей, проверяет их запись и дает бейджики.
Раньше мы регистрировали участников по распечатанным спискам и тратили много времени, на то, чтобы найти гостя в таблице. Кроме того, после мероприятия приходилось вручную отмечать тех, кто пришел/не пришел на митап и делать две базы под рассылки.
Сейчас если в Google Sheets появляется новая строка с заявкой, в Trello автоматически создается карточка. А когда посетитель приходит на мероприятие, администратор переносит карточку в колонку «пришел», после этого в Google Sheets автоматически передаются данные. Это удобно делать в Trello, потому что администратор может найти и переместить карточку с телефона. У Google Sheets не такая удобная мобильная версия.

В итоге, пришедшие участники и те, кто не пришли, автоматически попадают в разные базы рассылок.

Итог

• Теперь мы тратим в 2-3 раза меньше времени на рутину.
  У сотрудников появляется больше свободного времени, которое они могут использовать для других задач.

• Стало удобнее отделять участников наших вебинаров от клиентов компании, структурировать работу и вести коммуникацию с участниками, потому что исключены ошибки, которые могут возникать при ручной работе с базой.