Данные из рекламных кабинетов сами по себе оказываются в таблицах. Информация о новых клиентах попадает к руководителю в режиме реального времени. Персональные письма и sms отправляются в нужный момент и автоматически, а информация об изменениях статусов сделок приходит в телеграм-чат. «Магия!» — скажет кто-то. «Автоматизация» — ответим мы.

О том, как автоматизировать онлайн-школу, настроить интеграции с нужными сервисами без разработчиков, сэкономить ресурсы, тестировать больше гипотез и опираться на надежные данные рассказали в кейсе antischool.online.

О клиенте

АнтиШкола английского языка antischool.online работает по России и Украине в офлайн формате, и удаленно обучает разговорному и бизнес-английскому студентов из всего мира.

В июле 2020 года у школы стали расти объемы трафика, нужно было разобраться целевой это трафик или нет. На то, чтобы свести отчет, директор по маркетингу Антон Лазоренко потратил 2 часа. Это слишком долго. Так он задумался об автоматизации.

Какая была задача

На старте нужно было настроить сквозную аналитику, чтобы сократить время на подготовку отчетов и поиск данных о клиентах и расходах.

Спойлер: на этом Антон не остановился.

Что делал

1. Настроил передачу данных о рекламных расходах из кабинетов Facebook в Google Sheets для построения отчета сквозной аналитики в Google Data Studio.

Антон хотел визуализировать отчет сквозной аналитики в Google Data Studio. С помощью Albato он настроил передачу данных о клиентах из CRM. Все ФИО, номера телефонов, покупки, даты обращений и т.д. попадали в Google Sheets. Туда же добавлялись данные о расходах из рекламного кабинета Facebook.

Это была первая версия сквозной аналитики. Там не было данных о визитах из Метрики, других источников и иногда не получалось подгрузить данные аналитики ретроспективно: если где-то что-то отваливалось, то данные утекали безвозвратно. Потом систему доработали, но данные о расходах Facebook по-прежнему подгружаются через Albato.

2. Настроил интеграцию уведомлений из Trello в Telegram.

С помощью сервиса Albato Антон настроил уведомления в телеграм о движении карточек с задачами из таск-менеджера Trello, которым пользуется команда школы.

Благодаря этому ему больше не нужно заходить на все доски команд и контролировать задачи. Теперь, когда задача доходит до этапа проверки, он получает сообщение в общий чат Telegram с личным тегом, и сразу видит, что нужно отреагировать.

3. Настроил передачу данных из одной CRM в другую.

Онлайн-школа и офлайн-подразделения пользуются amoCRM, в которой они ведут клиентов. Если в филиале школы продают обучение онлайн, заявка должна попасть менеджерам онлайн-школы. Внутри amoCRM функционала для такой интеграции нет.

Теперь данные о клиенте из профиля amoCRM офлайн подразделений попадают в профиль онлайн-школы, менеджеры онлайн направления подхватывают клиента и ведут его по сервису дальше.

4. Настроил связку с сервисом SMS-сообщений.

В АнтиШколе работает реферальная система. За каждого приведенного студента, партнер получает вознаграждение. База данных реферальной системы хранится в Google Sheets, туда подтягиваются данные из CRM и с помощью формул подсчитывается объем бонусов к выплате каждому партнеру.

Антон построил систему sms-уведомлений:

• при регистрации в программе, партнеру приходит сообщение с персональной ссылкой на личный кабинет и уникальная реферальная ссылка,
  
  
• потом каждый раз когда кто-то регистрируется по реферальной ссылке, партнеру приходит sms уведомление. В том же сообщении партнеру рассказывают, сколько у него всего регистраций и сколько бонусов в деньгах он может вывести.
  
  

Все это происходит с помощью amoCRM, Google Sheets и Albato.

5. Настроил фильтрацию трафика на холодный и теплый с последующим догревом

В школе есть источники трафика, которые дают не очень качественную аудиторию. Например, TikTok дает холодный, местами мусорный, трафик. Для того чтобы отфильтровать его и прогреть заинтересованных, с помощью Albato делают персонализированную рассылку с индивидуальным оффером. Если человек откликнулся на предложение и записался на пробное, работают с ним дальше. Если нет — удаляют из базы.

6. Настроил интеграцию CRM с сайтом на Tilda

Albato помогает собирать заявки с сайта на Tilda, фильтровать по маске телефонные номера и сопоставлять с данными CRM. Чтобы не допустить дублей клиентов или сделок, при передаче обновляют существующий контакт или добавляют новый.

Что в итоге

Антон попробовал продукт, решил не останавливаться и пользуется разными связками:

• передает данные между разными CRM;
  
  
• настроил интеграцию Trello с Telegram, и упростил работу по задачам;
  
  
• настроил интеграцию amoCRM с Telegram и получает сообщения о новых сделках и оплатах;
  
  
• выгружает расходы из Facebook в GoogleSheets;
  
  
• получает данные о новых контактах из формы на Tilda.
  

Все это помогает автоматизировать процессы и анализировать рекламный трафик. Например, после анализа Facebook кампаний, увидели стоимость клиента на разных этапах воронки. После того, как урезали нецелевой трафик — сэкономили 20% рекламного бюджета уже в первый месяц.

Ещё удобно анализировать работу менеджеров по воронке продаж, получать много инсайтов по работе команды и оптимизировать процессы.

Быстро получается определить, у кого из них меньше конверсия на этапе приглашения на пробный урок. Такого менеджера отключают от обработки первичных обращений и разбираются, в чем причина. При этом не сливается трафик, на привлечение которого потратили деньги.

Также с помощью автоматизации АнтиШкола может:

• посчитать LTV, в том числе с разбивкой по сезонам, по месяцам;
  
  
• осознанно управлять ценой на продукт;
  
  
• делать адекватные прогнозы.
  

Например, появился рейтинг преподавателей по удержанию студентов после первой транзакции:

Вывод

Автоматизация онлайн-школы экономит ресурсы, упрощает бизнес-процессы и необходима в тот момент, когда важно сосредоточиться на стратегических задачах, а не рутинной работе. С Albato можно быстро настроить интеграции между инструментами без помощи разработчиков.

А если помощь потребуется, — ребята из поддержки всегда на связи.